Ruim eens ff de vaatwasser uit & de gebiedende wijs

Je ligt lekker op je bedje in de zon, in de tuin, niet op het strand, en dan hoor je (soms) 'Ruim je de vaatwasser ff uit?' Oei, schrik, heldere taal, duidelijk, met slechts 1 ontsnappingsclausule en dat is het tijdstip waar op het moet gebeuren. Mijn antwoord is dan ook vaak 'ja, is goed, doe ik dadelijk', in de hoop dat er iemand voor mij de vaatwasser alsnog uitruimt. Wat had ik gedaan als de vraag anders was gesteld, iets in de trant van 'Ik ruim even het oud-papier op, kun jij in de tussentijd de vaatwasser uit- en inruimen?'

Waar het om gaat is het doodsimpele feit dat je een verzoek op heel veel verschillende manieren kunt formuleren. Ook een adviesrapport, conclusies, aanbevelingen en acties kun je in de adviespraktijk van strategievorming op verschillende manieren vorm geven. Je kunt opschrijven 'acties' of 'noodzakelijke acties'. Of 'conclusie' of 'aanbevelingen' of 'vervolgacties'. Wellicht kunnen we iets leren van dr. Anita Eerland - als docent verbonden aan de Open Universiteit Heerlen. In een interview in het Limburgs Dagblad van 2 augustus jl. vertelt ze iets over haar onderzoek naar de invloed van taal op het strafrecht.
Een tweetal voorbeelden uit het interview;
(1) "De dader schoot of: De dader was aan het schieten. Dat laatste is veel levendiger, stimuleert de beeldvorming, nestelt zich dus ook beter in het geheugen van degene die een dergelijke zin leest" of
(2) "Een tweede voorbeeld is het verschil tussen directe en indirecte rede. Hij zei dat hij altijd met de bus naar z’n werk ging of: Hij zei: „Ik ga altijd met de bus naar m’n werk.” Dat laatste komt veel directer binnen. Het is ook niet voor niks dat veel auteurs voor de truc, want dat is het in feite, van de directe rede kiezen. Daarmee trek je je lezer het verhaal in, kan die zich gemakkelijker verplaatsen in een personage".

Kortom, ik, en met mij vele adviseurs, moeten hun adviezen verwoorden op een manier die past binnen de context van de opdracht en, naar mijn mening, aanzet tot actie. Dus niet 'aanbevelingen', maar wel 'benodigde acties'. Of andersom, ik twijfel. Laat ik de uitkomsten van het onderzoek van Anita Eerland maar niet afwachten en de komende tijd de gebiedende wijs nog maar eens onder de loep nemen.

Mentaal model als strategie-instrument

In mijn vorige post heb ik het gehad over mentale modellen en hoe die kunnen bijdragen aan het succes van een organisatie.
Mentale modellen, onderdeel van de strategie koolkit, zijn daarbij niet alleen een hulpmiddel om efficiënt te werk te gaan maar ook een hulpmiddel om de informatie die daarbij hoort boven water te krijgen.

In de literatuur over strategievorming komt dit aspect terug bij de zoektocht naar de zogenaamd capabilities van een onderneming. Capabilities is zoiets als wat heb ik aan boord waardoor ik beter ben dan de ander?. Maar ook, en vooral, hoe weet ik dat dit de zaken zijn die me ook echt voordeel opleveren. Capabilities schuilen in processen, systemen, mensen, afstemming met de omgeving (alignement) en duurzaamheid.
Vertaal dit naar voorbeelden uit de sport en zie dan voor je hoe je als technisch directeur kunt inschatten of een aankoop past binnen het elftal. Of als trainers-coach, hoe een oefening of tactiek bijdraagt aan het rendement van een team, gegeven de individuen van een elftal. In bedrijven gaat het dan over wie neem ik aan, gegeven mijn huidige team en toekomstige markten? Welke processen verdienen aandacht, welk systeem moet ik vernieuwen? En uiteindelijk, denkend over de balanced scorecard, hoe weet ik of mijn meetgegevens in lijn zijn met mijn veronderstellingen en acties?

Al die zaken die je aan boord hebt kun je inkopen of ontwikkelen. En vereisen dus een bijna perfecte kennis over het weten van het hoe en het weten van het waarom. En omdat perfecte kennis niet bestaat, ook niet in de wis- en natuurkunde, is de zoektocht en het onderzoek naar het hoe en waarom van de vaardigheden van een onderneming een permanente exercitie die ondergebracht is in het strategieproces.

Nog benieuwd naar een leerzame uitleg? Volg dan eens de cursus Foundations of Business Strategy, gegeven door Michael J. Lenox.

Karate kid en Rambo hebben het op orde

Martial Art, vechtkunst, en wat te doen als je in een donkere steeg wordt besprongen door een aantal tasjesdieven. Karate Kid was er goed in. Bruce Lee kon er ook wat van en Rambo werd ook niet direct bang. En dat is zo ongeveer de essentie van Getting Things Done van David Allen. Weet wat voor mentale modellen je moet hanteren om dingen te doen. Weten wat je moet doen als er iets gebeurt. Weten wat belangrijk is en wat niet. De kunst van het loslaten.

(bron: Dave Allen)

Dingen doen, dat is ongeveer hetzelfde als werk. David zegt dat alles werk is. Werk is zoiets als 'spul (stuff) transformeren in iets anders'. Dus, je hond uitlaten is hetzelfde als een stapel formulieren wegwerken. Dat laatste kan overigens heel goed door alles direct in de prullenbak te mieteren. Een soort van Toedeledokie. En als ik het dan heb over formulieren, dan is de link met email snel gelegd. Mailtjes zijn ook formulieren.
De grote truc is het om direct de juiste betekenis te kunnen toevoegen aan de inhoud van die berichten. Net zoals je betekenis toekent aan gesprekken, aan reclameborden, gebouwen en alle andere objecten om je heen. Diegene die in staat is om (mijn stelling) snel de juiste betekenis toe te kennen aan alles om hem heen, en wat je gewoonweg kunt negeren, is in staat om relaxed te werken. Druk druk druk is niet stoer, druk druk druk is dom.

Relaxed werken betekent niet achterover leunen en in slaap sukkelen. Relaxed werken betekent dat je kunt focussen op de dingen die er echt toe doen. Relaxed werken betekent dat je vertrouwen moet kweken in een systeem, patroon, dat je verder helpt. En dat werkt niet alleen zo op het niveau van het individu, maar ook binnen teams en complete organisaties.
Boodschap = creëer een mentaal model, een manier van werken, die helpt om prikkels op de juiste manier te absorberen. Een model dat iedereen hanteert om iedere keer weer het juiste perspectief in te nemen.
Dave zegt ".... therefore methods for maintaining perspective are your most important tools" (minuut 24 in onderstaande video). Kijk maar eens naar het magische kwadrant (minuut 28) en (boodschap) zorg dat je Master & Commander wordt. En de inhoud van dat kwadrant is een afgeleide van de strategie. Een goede strategie zorgt dus voor rust en acties in het juiste kwadrant.



Ik vind het daarom vreemd (mag ik zeggen 'bizar'? ja dat mag ik zeggen :-)) dat veel organisaties hun mentale modellen niet op orde hebben. En dat leidt in bijna alle gevallen tot drukte, dubbel werk, onzinnige taken, stressvolle situaties, verspilling en verlies van winstgevendheid. In mijn aanpak besteed ik daarom altijd tijd aan het construeren van een mentaal model van de werkelijkheid om zo benodigde acties te kunnen plotten. Focus aan te brengen en effectief werk te kunnen verzetten. Sleutel tot dit alles? Cognitieve distributie! In interactie met mensen en de omgeving komen tot een nieuw construct, gebruik maken van service design, kanban borden, scrum aanpak en beelden expliciet maken. Wijsheden uit systemen halen en ze weer verankeren waar het thuis hoort, nl. in de interactie tussen mensen. Kennis zit niet tussen de oren, kennis zit in interactiepatronen. En als het model op orde is kan iedereen gefocused werken aan de dingen die er toe doen. Het gaat er dus om dat je betekenis kunt toekennen aan alles om je heen.