Op zoek naar een alternatieve manier om je project op te starten, behoeften van betrokkenen helder te krijgen, een indicatie van de verandering te krijgen, een doorkijk naar de oplossing creëren? Dan is de BaBok game iets voor jou.
Niet zelf verzonnen, maar wel verder uitgewerkt. Een hulpmiddel voor bouwers, analisten, projectleiders, klanten en iedereen die mee doet tijdens een verandering. De auteur, Julian Sammy, noemt het de Core Concept Random Walk.
(het orgineel: www.iiba.org/ba-connect/2012/october/creating-the-business-analysis-core-concept-model.aspx)
Hoe gaan we te werk? De voorbereiding.
Maak een A3 (of groter) kleurenprint van onderstaande afbeelding, neem een paar dobbelstenen en pionnen mee, reserveer een ruimte met een grote tafel en beamer/TV scherm en nodig alle relevante stakeholders uit. Voorkom een Poolse landdag door teveel mensen uit te nodigen.
Splits tijdens het spel de groep in subgroepjes. Maximaal 4 personen lijkt een goede groepsgrootte. Laat de subgroepen elkaars resultaten aan het einde van de sessie toelichten.
Iedere subgroep heeft een penvoerder nodig. Iemand die tijdens de game de resultaten uitwerkt. Deze penvoerders geef je de dag voor de game een instructie. Tijdens deze instructie licht je de spelregels toe en speel je één rondje van het spel. Ter plekke laat je de penvoerders met een mindmap tool een uitwerking maken. Kies de mindmap tool die al door de organisatie wordt gebruikt of een gratis online versie. Zorg wel dat je de resultaten kunt printen.
De speldag zelf.
Voordat je het spel begint leg je de key-concepts uit en verstrek je een A4 waarin de key-concepts zijn toegelicht. Raadpleeg daarvoor de BaBok guide. Die geheugensteun is nodig tijdens het spel. Je mag deze geheugensteun ook tijdens het spel op de beamer/TV tonen.
De penvoerders hebben na afloop van de game een half uur om het resultaat uit te werken. Gedurende dit half uur hebben de andere leden een pauze. Een groepslid licht de resultaten toe. Dit is niet de penvoerder.
Iedereen heeft na afloop een beeld van de verandering en al haar onderdelen. Dit gebruik je om gedurende het project details te ontdekken of tot nieuwe inzichten te komen.
Na afloop.
Bewaar de resultaten, print ze en plak ze aan de wand om zo alles expliciet te maken. Gebruik het om met elkaar in gesprek te zijn en te blijven. Vul, indien nodig, de mindmaps aan.
Het spel en de spelregels.
1. Benoem welke verandering er aan komt. Feitelijk het beoogde resultaat van de verandering.
Bv. Het bedrijf wil een tijdregistratie tool invoeren.
2. Gooi met de dobbelsteen. Stel je gooit ‘4’. Zet met de pion, met de klok mee, 4 stappen. Je belandt op Stakeholders.
3. Kies één relatie die rechtstreeks van het startpunt naar je landingsplek gaat. In dit voorbeeld kiezen we ‘Changes increase value for Stakeholders’
4. Maak, schrijf, een statement die invulling geeft aan de relatie op basis van de huidige situatie. Indien de verwoorde relatie niet 100% helder is mogen de groepsleden zelf invulling geven aan de betekenis.
Bv. Implementatie van de tijdregistratie tool bied waarde voor de financiële administratie en managers.
5. Noteer alle effecten die voortkomen uit dit statement voor de betreffende landingsplek. Dit zijn de cirkelrelaties van die plek.
B.v. De stakeholders financiële administratie en managers hebben relaties met (bv.) Leveranciers (welke inhuurkrachten leveren) en Auditors.
Noteer de volgende effecten:
• Inhuurkrachten van leveranciers moeten ook tijdschrijven en deze registratie laten goedkeuren om zo een factuur betaald te krijgen.
• De crediteuren-afdeling kan pas facturen uitbetalen als de rekening overeenkomt met de goedgekeurde uren.
• Auditors moeten goedgekeurde uren kunnen vergelijken met facturen.
6. Gooi nu weer met de dobbelsteen. Stel je gooit ‘5’. Je gaat van Stakeholders naar Value.
Je kunt nu kiezen uit drie relaties. Je kiest dus de relaties vanaf je startpunt naar je landingsplek. Dit zijn
• Stakeholders are motivated by Value
• Stakeholders are rewarded by Value
• Stakeholders transfer Value
Herhaal de instructies van stap 4.
Bv. Managers hebben real-time inzicht in bestede uren en kunnen beter sturen
Facturen worden alleen betaald op basis van daadwerkelijke prestaties
Leveranciers worden sneller betaald omdat de uren goedgekeurd zijn
Werknemers kunnen makkelijk uren invoeren
Herhaal de instructies van stap 5.
Herhaal stap 6. Stel je gooit ‘4’. Je gaat van Value naar Solutions. Je kunt nu kiezen uit één relatie, nl. Value is delivered by Solutions. Je herhaalt nu stap 4
Stap 4 levert dan op (bv.) ‘Realtime inzicht wordt geleverd door een online portal met trendgrafieken’ of ‘Een urensheet die met een app kan worden ingevuld’.
Stap 5 is dan ‘Solutions zijn componenten van Solutions’ of ‘Solutions bevatten Solutions’
Ga door zodat je alle onderdelen raakt en/of totdat je geen inspiratie meer hebt.
Na afloop geef je de pionnen en de dobbelstenen terug aan je kinderen zodat je mens-erger-je-niet-spel weer compleet is.
